หา Systems Champion ให้เจอ: คนที่จะดูแลระบบแทนคุณ

คุณอาจเคยลงแรงเขียนคู่มือการทำงาน ตั้งระบบใหม่ ทุกคนตื่นเต้นอยู่สองสัปดาห์

แล้วทุกอย่างก็ค่อย ๆ กลับไปเหมือนเดิม ไฟล์คู่มือไม่มีใครเปิด ขั้นตอนใหม่ไม่มีใครทำตาม และคุณก็กลับมาเป็นคนที่ทุกคนวิ่งมาถามอีกครั้ง

ความจริงที่ต้องยอมรับ: ระบบไม่ได้ดูแลตัวเอง

ระบบก็เหมือนสวน ถ้าไม่มีใครรดน้ำ วัชพืชก็ขึ้น ถ้าคุณเป็นคนเดียวที่คอยดูแลระบบ คุณก็ยังเป็นคอขวด (bottleneck) อยู่ดี แค่เปลี่ยนจากคอขวดของงาน มาเป็นคอขวดของระบบ

Systems Champion คือใคร

Systems Champion คือคนในทีมที่รับบทดูแลระบบของบริษัท ไม่จำเป็นต้องเป็นสายเทคนิค และไม่จำเป็นต้องเป็นหัวหน้า

หน้าที่หลักมีสามอย่าง

• ดูแลให้คู่มือเป็นปัจจุบัน เมื่อวิธีทำงานเปลี่ยน คู่มือ (Playbook) ต้องเปลี่ยนตาม
• เป็นคนแรกที่ทีมถาม ก่อนจะวิ่งมาหาคุณ
• เก็บไอเดียปรับปรุง ว่างานไหนยังช้า งานไหนควรใช้ระบบอัตโนมัติ (automation) หรือปัญญาประดิษฐ์ (AI) ช่วย

ทำไมต้องมีคนนี้ตอนนี้

ยิ่งบริษัทใช้เครื่องมือมากขึ้น ยิ่งต้องมีคนที่เข้าใจว่าเครื่องมือแต่ละตัวเชื่อมกันอย่างไร ถ้าไม่มี วันที่ระบบสะดุด ทุกคนจะยืนรอคุณกลับมาแก้

4 ลักษณะของคนที่เหมาะ

1. ชอบจดและชอบความเป็นระเบียบ

คนที่จดโน้ตการประชุมเองโดยไม่มีใครสั่ง มักเป็นตัวเลือกที่ดี

2. ถามว่า "ทำไม" บ่อย

คนที่สงสัยว่าทำไมงานนี้ต้องทำแบบนี้ คือคนที่จะหาทางทำให้ดีขึ้น

3. ทีมไว้ใจ

Systems Champion ต้องชวนคนอื่นทำตามระบบได้ ถ้าทีมไม่ฟัง ระบบก็ไม่ถูกใช้

4. อยากเติบโต

บทบาทนี้คือโอกาสเรียนรู้ภาพรวมของธุรกิจ เหมาะกับคนที่อยากก้าวหน้า

มอบหมายอย่างไรให้ได้ผล

• บอกให้ชัดว่าเป็นส่วนหนึ่งของงาน ไม่ใช่งานแถม กันเวลาให้ทุกสัปดาห์
• ให้สิทธิ์ตัดสินใจ เช่น แก้คู่มือได้เองโดยไม่ต้องขออนุมัติ
• นัดคุยสั้น ๆ ทุกสัปดาห์ 15 นาทีพอ ถามว่าอะไรติด อะไรควรปรับ

ก้าวแรกที่ทำได้สัปดาห์นี้

นึกถึงคนในทีมที่ตรงกับลักษณะข้างบนมากที่สุดหนึ่งคน ชวนเขาคุยว่าอยากลองดูแลคู่มือของงานหนึ่งงานไหม เริ่มจากงานเดียวก่อน ถ้าไปได้ดี ค่อยขยาย

ถ้าทีมยังเล็กมาก บทบาทนี้อาจเป็นงานพาร์ตไทม์ของพนักงานคนหนึ่ง หรือแม้แต่ผู้ช่วยฟรีแลนซ์ก็ได้

ปลายทางคืออิสรภาพ

เมื่อมีคนดูแลระบบแทน คุณจะเลิกเป็นคนเดียวที่จำทุกอย่าง และเริ่มเห็นภาพบริษัทที่ขับเคลื่อนได้เอง (Autonomous Company)

อยากรู้วิธีปั้น Systems Champion ในทีมแบบทีละขั้น ดูคอร์สของเรา ได้เลย